A informação arquivística nas instiutições públicas ou privadas no Brasil, por vários décadas não possui gestão de documentos tornando os arquivos em verdadeiros depósitos de informação sem sistema de organizaçao com planejamento, estudo, avaliação auxiliado por profissional especializado (arquivista de formação acadêmica e/ou com domínio da técnica e comprometimento com a informação orgânica registrada). "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." Lei nº 8.159 de 8 de janeiro de 1991, Artigo 3º.
A inexistência da gestão documental nas instituições gera massa documental acumulada (MDA) paralisando as instituições nas suas tomadas de decisão. A informação arquivística é gerada por necessidade administrativa para dar andamento nos processos administrativos como por exemplo: criação da instituição, organograma institucional, aquisição de material de consumo e permanente, contratação de serviço... Os arquivos são estigmatizado historicamente pelo Estado brasileiro e por sua sociedade. Resultado dessa estigma é a utilização inadequada do potencial dos arquivos nas decisões administrativa e a enorme quantidade de MDA nas instituições. Os arquivos possuem informações recebidas e produzidas por uma pessoa jurídica ou física no auxilio de suas atividades com valor probatório, informativo, legal, fiscal.
O observado nas instituições são formas (inconsequentes) que a grande maiorias decide armazenar seus arquivos o abandonando-os em depósitos a própria sorte. Não refletindo sobre o arrombo que isso causa financeiro, histórico/culturalmente ao Estado. O documento arquivístico como citado anteriormente não é produzido com a intenção de ser de valor histórico (pelo menos não deve ser assim) e sim como resultado das rotinas institucionais. O conjunto dos documentos produzidos por diversas instituições depois de recolhido aos arquivos públicos formarão a documentação histórica do país.
"As massas documentais acumuladas existem, porque os documentos existentes nas áreas de trabalho não foram objeto de tratamento técnico-cientifíco". Lopes, 2000.
Quero deixar registrado que o documento na sua produção já nasce (muitos deles) com valor permanente, intermediário e corrente. Digo muitos deles pois determinado documento sem valor permanente explícito por um ato administrativo, político pode tornar-se a ser... O ciclo vital dos documentos caracteriza-se pela fase corrente, intermediária e permanente. A fase em que o documento apresenta-se depende da frequencia de uso dos mesmo pela instituição. O documento corrente após avaliação e aplicação da tabela de temporalidade e de cumprir suas atividades passa para fase intermediária, permanente ou é destinado a eliminação.
Qual o valor da informação arquivística?
Por: Goianu Gomes
PS.: Nós somos aquilo que fazemos repetidamente. Excelência, então, não é um modo de agir, mas um hábito. Aristóteles
Nenhum comentário:
Postar um comentário